Excel – Draaitabellen in Excel – de basis

In deze video leg ik uit
• Wat een draaitabel is
• Waarom het belangrijk is dat je veel aandacht moet besteden aan je brondata en waaraan deze data moet voldoen om probleemloos een draaitabel te kunnen maken.
• En hoe je met slechts zes muisklikken al een draaitabel kunt maken.

Ik raad je aan om deze video tot het einde te bekijken want in de laatste minuut of twee minuten van deze video geef ik de belangrijkste tip met betrekking tot draaitabellen.

Een draaitabel is niets anders dan een tabel in Excel die datalijsten op een dynamische manier kan samenvatten, rangschikken, groeperen en bewerken.
En toch zijn er nog zoveel Excel gebruikers die het bestaan van een draaitabel niet kennen of denken dat het veel te moeilijk is.
Daarom zal ik beginnen met het laten zien hoe ik van een datalijst met 5000 rijen in zes muisklikken een overzicht creëer van de jaarlijkse omzet per accountmanager.

Zoals je ziet sta ik al met m’n muis in de tabel. En vervolgens ga ik naar
1 Invoegen
2 Draaitabel
3 OK
4 Een vinkje bij het jaartal
5 Een vinkje bij de Accountmanager en

De zesde en laatste klik is een vinkje bij de omzet.
En zo heb ik dus met slechts zes muisklikken de jaarlijkse omzet per accountmanager.

Maar voordat je een draaitabel zoals deze kunt maken, is het belangrijk dat je veel aandacht besteedt aan je brondata. De data waarvan je een draaitabel wilt maken.

Het is cruciaal dat je eerst je brondata op een aantal zaken checkt. Want in principe moet je brondata aan de volgende eisen voldoen:
1. Allereerst moet de tabel voor iedere kolom een koptekst hebben in de eerste rij

Links zie je een tabel waar een koptekst in kolom C ontbreekt en rechts zie je de aangepaste tabel.

Vervolgens check je of er geen lege rijen in de tabel voorkomen

2. Vervolgens check je of er geen lege rijen in de tabel voorkomen
3. De derde check kun je bijna zelf invullen want naast het checken op lege rijen, check je de tabel ook op lege kolommen.
4. De vierde check is de controle op lege cellen.
5. Vervolgens moet de tabel omgeven zijn door lege rijen en/of kolommen. De tabel mag wel tegen de kolomletters en rijgetallen aan liggen. Je ziet hier vier goede voorbeelden en twee voorbeelden die je absoluut moet vermijden.

De eerste tabel ligt netjes tegen de kolomletters en rijnummers aan.
De tweede ligt alleen tegen de kolomletters aan en heeft links, rechts en onder een lege rij
De derde is gelijk aan de tweede met dat verschil dat de tabel tegen de rijnummers aanligt i.p.v. de kolomletters en
De vierde tabel is volledig omgeven door lege rijien.

De vijfde en zesde tabel zijn twee voorbeelden hoe het dan niet moet.

6. Vervolgens controleer je of de opmaak van de cellen goed is. Hier zie je bijvoorbeeld in cel A10 en A14 dat de datum niet juist is. Een kwestie van alle data selecteren en de juiste opmaak meegeven.
7. Ook kan het zijn dat je je brondata wilt aanvullen met extra kolommen en/of formules zoals ik heb gedaan in kolom B en C waarin ik het jaartal en de maand uit de datum van kolom A haal door middel van een formule.
De laatste twee checks en/of stappen die ik noemde zijn niet altijd nodig maar het is goed om deze in je checklijst op te nemen.

Nu je je brondata hebt gecontroleerd en alle aanpassingen hebt verwerkt, is het tijd om de draaitabel te maken.
Zojuist heb je al gezien hoe ik dit in slechts zes muisklikken voor elkaar kreeg. De enige reden dat me dit lukte is omdat ik vooraf m’n brondata tot in detail heb gecontroleerd.
Dat ik met zes muisklikken direct per jaar een overzicht kreeg van de omzet, is me alleen maar gelukt omdat ik een extra kolom heb toegevoegd. Kolom B, waarin ik met een formule het jaar uit de datum heb gehaald.

Ik ga nu opnieuw de draaitabel en zal stap voor stap daar waar nodig een toelichting geven.
Allereerst ga je met je muis in de tabel staan.
Je gaat naar invoegen en kiest vervolgens voor draaitabel.
Er verschijnt een pop-up venster waarin je het bereik van de tabel kunt controleren. Wil je hierop een extra check doen of wil je het handmatig selecteren, klik dan op het rechter vierkantje wat je ziet en selecteer het bereik. Door op het kruisje te klikken, ga je weer terug naar het pop-up venster.
Vervolgens moet je kiezen waar je de draaitabel wilt plaatsen. Je hebt twee opties. Namelijk op een nieuw werkblad of op het bestaande werkblad.

Excelisfun – https://www.youtube.com/user/ExcelIsFun/
MrExcel – https://www.youtube.com/user/bjele123/
ExcelVBAisfun – https://www.youtube.com/user/ExcelVbaIsFun/
Contextures – http://www.contextures.com/

MrExcel – http://mrexcel.com/

The Spreadsheet Guru – http://www.thespreadsheetguru.com/

Wilt u nog meer zien? Ga dan naar de pagina Instructievideo's.