Getalopmaak in Excel (Schijn bedriegt)

Het is je vast wel eens overkomen dat de uitkomst van Excel je heeft verrast en dat je er zeker van bent dat de uitkomst in Excel fout is. Toch wel heel vreemd voor het meest krachtige rekenprogramma van MS-Office. Dat Excel niet altijd de juiste uitkomst van de berekeningen laat zien, heeft onder andere te maken met de opmaak van de getallen.

What you see is NOT what you get!

Dat is wel heel even wat anders dan wat je gewend bent. Toch? Hoewel met WYSIWYG (What You See Is What You Get) bedoeld wordt dat wat je op je scherm ziet ook daadwerkelijk geprint wordt, is dit voor mij een mooie aanleiding om te bewijzen dat in Excel deze vlieger niet opgaat. Tenminste als je dit herleidt naar wat je op het scherm ziet ook de werkelijkheid is!

Metafoor

Ik vergelijk mijn Excelbladen vaak met een woning. Het kan er van buiten prachtig uitzien. Alles goed in de verf, tuin goed onderhouden, ramen gewassen etc. Maar wanneer je de voordeur opendoet, kun je wel de grootste bende aantreffen die je stoutste verwachtingen overtreft.

Praktijkvoorbeeld

In onderstaand figuur zie je een eenvoudige balans die in evenwicht lijkt te zijn. Immers, zowel debet als credit is het saldo € 110.750.

Balans 1

De vraag is nu of dit ook werkelijk het geval is. Daarom moeten we in dit soort situaties altijd de werkelijkheid controleren. En één van de manieren om dat in Excel te doen is het toepassen van een logische formule.

De uitkomst van een logische formule is altijd WAAR of ONWAAR.

Daarom gaan we de het debetsaldo (cel B8) vergelijken met het creditsaldo (D8). En dit doen we door in een willekeurige cel (bijvoorbeeld cel F8) de volgende formule te typen:

=B8=D8 met als uitkomst:

Balans 2

Onwaar?

Wat is hier gebeurd? We hebben een balans met zowel debet als credit hetzelfde saldo en toch is de uitkomst van de vergelijking onwaar?

Wanneer je in zo’n situatie terecht komt, dan vraagt dit om nader onderzoek. En als we de getallen in figuur 2 eens scherper onder de loep nemen, dan zien we in de formulebalk dat de post ‘Bank’ van 2.500 EURO geen 2.500 EURO is maar 2.499,57.

Balans 3

De opmaak van de getallen zonder decimalen, leidt er dus toe dat we twee gelijkwaardige saldi aantreffen op de balans die visueel in evenwicht lijkt te zijn. Maar niets is minder waar.

What you see is NOT what you get!

Gewijzigde getalopmaak

In figuur 4 nogmaals de balans waarbij de getalopmaak op twee decimalen staat.

Balans 3

Conclusie

Controleer de inhoud van de cel altijd met wat je in de formulebalk ziet staan (zie figuur 3) en pas een logische formule toe en onthoud dat in Excel je niet altijd krijgt wat je ziet!

In bovengenoemd praktijkvoorbeeld, heb ik ervoor gekozen om maximaal 2 decimalen te laten zien, maar het kan natuurlijk voorkomen dat je aan twee niet genoeg hebt en dat het probleem zich pas voordoet bij bijvoorbeeld de zevende of achtste decimaal.

Vond je dit een goed artikel en/of heb je er wat aan gehad? Like het op facebook, twitter en plaats hieronder je reactie.

Voor nóg meer Excel tips en trucs ga je naar ExcelXL.nl

Ondertekening ExcelXL.nl